Integritetspolicyoch hantering av personlig information enligt dataskyddsförordningen, GDPR(General Data Protection Regulation) för Linköpings Missionsförsamling, Equmenia Missionskyrkan i Linköping och Linköpings Missionsförsamling KonferensAB

Missionskyrkan i Linköping behöver hantera personrelaterad information för en lång rad ändamål för att kunna bedriva sinverksamhet. För att kunna göra detta så rättssäkert och effektivt som möjligt bygger denna hantering, med några få undantag som beskrivs i slutet av detta dokument, på användning av registerprogrammet Repet.

Kunder i Linköpings Missionsförsamling Konferens AB berörs inte av registerprogrammet Repet utan kundkontakter hanteras i konferensbolagets boknings- ochekonomisystem.

Repet är ett webregisterprogram som används av många av Equmeniakyrkans församlingar och Equmenia-föreningar. I Repet registreras personnummer, namn, adress, telefonnummer och e-postadress och även uppgift om för vilket ändamål personen är registrerad.
I och med att de flesta personerna i Repet har fullständigt personnummer registrerat, ändras adressen automatiskt vid flytt genom adressuppdateringar via SPAR som är den officiella folkbokföringen där alla vuxna/skattebetalare i Sverige är införda.

I Repet samlas personuppgifter för följande grupper: Medlemmar, betjänade, informationsmottagare och personal. Grupperna definieras enligt följande:

• Medlemmar – församlingsmedlemmar i Linköpings Missionsförsamling alternativt medlemmar i vår barn- och ungdomsorganisation Equmenia. Registreras när man blir medlem i församlingen eller i Equmenia.
• Betjänade – personer som regelbundet deltar i verksamheten i Missionskyrkan på ett eller annat sätt men som inte är medlemmar. Registreras för att vi skall kunna uppfylla statliga rapporteringskrav.
  Betjänande är också personer som inte är medlemmar men som tagit del av kyrklig handling i församlingen eller som anställd i församlingen utfört. Kyrklig handling är dop, vigsel, begravning, konfirmation och barnvälsignelse.
• Informationsmottagare – personer som önskar få månadsbladet Medljus eller annan information från missionskyrkan, oftast boende på annan ort. Registreras efter personligt godkännande.
• Personal – anställda i församlingen. Registreras i samband med anställning.

Personuppgifterna behandlas konfidentiellt enligt nya dataskyddsförordningen, GDPR. De används endast för Missionskyrkan i Linköping och dess verksamhet och Equmeniakyrkans egen verksamhet (Anm: används för exempelvis utskick från Equmeniakyrkan centralt till medlemmar) och till myndigheter vid rapporteringskrav. De lämnas aldrig ut till företag eller andra organisationer. Undantaget är att isamband med studiecirklar och liknande i Missionskyrkan rapporteras närvarouppgifter till studieförbundet Bilda.

Uppgifter tas ut från Repet för olika ändamål enligtföljande:

• Listor över personer som är valda till olika uppgifter. Dessa innefattar endast namn och finns i sin helhet med i årsmöteshandlingarna. Separata listor för olika grupper tas fram efter behov.
• Listor för deltagare i olikaarbetsgruppers i verksamheten som behövs för att administrera denna. De innehåller förutom namn även telefonnummer och epost-adress. Dessa listor är tillgängliga för de som ansvarar för respektive grupp som sammankallande eller motsvarande och för gruppens medlemmar om behovet finns.
• Adresser för utskick av månadstidningen Medljus. Dessa omfattar namn och adress och används endast för att sköta distributionen.
• Kretslistor över församlingens medlemmaruppdelade utifrån församlingens kretsar som bygger på adressuppgifter. Listorna innehåller namn och adressuppgifter och är tillgängliga för kretstjänaren.
• Födelsedagslistor över församlingens medlemmar. Bygger på födelsedatum i personnumret och används av diakon och pastor för uppvaktningar.
• Inför terminsstart i Equmenia Missionskyrkan i Linköping kan listor för vissa åldersgrupper tas ut för att skicka inbjudningar inför nästa termins verksamhet.
• Ytterligare listtyper kan definieras vid behov men grundprincipen är att informationen bara görs tillgänglig för särskilda väldefinierade behov.

Undantagna från registrering i Repet är följande kategorier.

• Kunder och leverantörer till konferensuthyrningsverksamheten i Linköpings Missionsförsamlings Konferensbolag AB vilka hanteras inom ramen för boknings- och ekonomisystemets register även när de är privatpersoner.
• Kunder till Linköpings Missionsförsamling som exempelvis annonsörer i församlingstidningen, finns med i församlingens faktureringssystem med namn och kontaktuppgifter.
• Uppgifter över anhöriga till anställda och volontärer hanteras i särskild ordning med medgivande från berörda.
• Personer med skyddad identitet eller som av andra skäl ej vill vara registrerade kan deltaga i verksamheten ändå.

Alla registrerade har rätt att begära ut informationom vilka uppgifter om vederbörande som behandlas i registret och varifrån uppgifterna hämtats. Begäran ska vara skriftlig och undertecknad ochidentitetstärkt för att undvika att någon obehörig begär ut uppgifterna.

Om någon uppgift visar sig vara inaktuell eller felaktig korrigeras den. Den som är registrerad har också rätt att begära att uppgifterna raderas.

Förutom registrering i Repet finns församlingsböcker som förs manuellt. Dessa böcker är inlåsta på expedition och i församlingens arkiv och förs för att kunna arkiveras i församlingens arkiv. Motsvarande uppgifter finns sedan 2009 införda i Repet.

Samordnare för hantering av våra register och listor är:

Linköpings Missionsförsamling: Församlingssekreterare, tel 013-249800, info@linkoping.missionskyrkan.se

Equmenia, Missionskyrkan i Linköping: Statistikansvarig Equmenia, equmenia@linkoping.missionskyrkan.se

Linköpings Missionsförsamling Konferens AB: Verksamhetsledare,tel 013-249804, konferens@linkoping.missionskyrkan.se

Postadress:
Linköpings Missionsförsamling
Drottninggatan 22
582 25 Linköping *******************

Linköpings Missionsförsamling, EqumeniaMissionskyrkan i Linköping och Linköpings Missionsförsamling Konferens AB

2018-06-19